新年の挨拶をメールで行うという方は年々増えてきています。

でも、実際に年賀状に代わってメールで挨拶をするとなると、マナーなどが気になってしまいますよね。

そこで今回は、メールで年賀状の代わりに新年の挨拶をする際の書き方やマナーについて紹介します。

年賀状をメールで送ってもいい?

最近ではメールで新年のあいさつをする機会も増えてきたので一概にNGとは言えません。

利点ももちろんあるので、紙の年賀状と使い分けて考えるのが無難です。

ビジネス関係で年賀状を送る必要がある時、取引先や社内での慣習にもよるので、それに沿って考えましょう。

また、相手から年賀状をはがきでもらった返事としてメールで済ませるのは基本的には避けた方が無難です。

どうしてもという場合は文面に気を付けて送ります。

ビジネス関係の人に送る場合の文例も詳しくご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

年賀状や新年のあいさつをメールで送るメリットとデメリット

メリット

コストがかからない

自宅でプリントする際に必要になる年賀はがきやインク代などが不要なのでコストがかかりません。

定型文を作り一斉送信することができるので、手間を省くことができるのも大きなメリットです。

場所を選ばない

自力で年賀状を作ろうと思ったら、パソコンやプリンターが必要なので自宅か環境が整った場所で作業する必要があります。

しかし、メールならスマホだけで済むので場所を選びません。

住所を聞かなくてもいい

すでに連絡先を知っているのであれば、相手の住所を聞いたり教えたりしなくても互いに送れます。

引越しに伴う不着の心配がない

住所を聞く必要もないので、相手が引っ越していても関係なく新年の挨拶ができます。

準備や到着までの時間的制約がほぼない

送りたい時にすぐ送れるので、「何日までに準備を済ませなければならない」など時間に縛られる心配もあまりないと言えます。

出していない相手から来ても即座に対応できる

年賀状メールを出していない相手から来ても、返信するだけなので焦らずに済みます。

紙面で手書きする際のストレスがない

年賀状で手書きする場合、紙面的なスペースや文字量、レイアウト、字の上手さなどを考えながら書く必要がありますが、メールならそういったストレスもありません。

メールやSNSのアプリなどで年賀状を送るのがよい場合

相手方も年賀状でのやり取りを望んでいない場合

仮にビジネス関係の相手でも、望んでいないのであればメールで済ませても問題ありません。

日頃からSNSで言葉を交わす機会のある間柄

中にはSNSの連絡先しか知らないという場合もあるのではないでしょうか。

わざわざ住所を聞かなくても、SNSのアプリ上で挨拶をするのが無難です。

親しく気の置けない間柄の友人

親しい友人間であれば、近年メールやSNS上で新年の挨拶を交わすのが一般的になっています。

インターネット上で出会ったオンライン上での交流が中心の友人

インターネット上では本名や住所を明かしていない場合もあるため、SNS上で一斉に挨拶するのがよいかもしれません。

住所が分からない相手

メールアドレスがわかるのであれば、わざわざ住所を調べなくても、メールで済ませてしまっていいでしょう。

砕けた感じが許される間柄ならアプリで年賀状をメール送信するのもおすすめ

親しい間柄であれば、アプリで作った年賀状をメールやSMSなどで送るのもおすすめです。

デメリット

記号や絵文字が、環境の違いによって文字化けして読めないリスクがある

スマホの機種やOSによっては、文字化けして読めない文字があります。

年賀状メールをデコレーションしたいという方は確認しておきましょう。

新年の挨拶を簡単に済まされたという印象を与えてしまうリスクがある

メールでの年賀状や新年の挨拶は、受け取る側の気持ち次第で失礼に当たる可能性があります。

その点に気をつけて送る相手を考えましょう。

他にも、多くの場合同時に受け取れないため後先が生じてしまうことや、日頃からメールを交わしていない相手だと、迷惑メールに分類され見て貰えないリスクがあるなどもデメリットとして考えられます。

メールやSNSのアプリなどで年賀状を送るのがよくない場合

例年、継続的に年賀状を交わしている間柄・関係の相手

継続的に何年も年賀状のやり取りがある相手の場合、向こうは例年通り年賀状を送ってくる可能性が高いため、メールで送るのは印象が良くないかもしれません。

恩師や会社の上司など、お世話になっている目上の相手

お世話になっている方にメールだけで新年の挨拶をするのは失礼に当たる場合が多く、紙の年賀状を送るのが適切と言えます。

ビジネス関係の相手や目上の人にメールで年賀状を送る際のマナー

件名には社名を入れるなどわかりやすく

年末年始には各所から挨拶メールが届きがちです。

スパムメールも同様です。

これらの中に紛れてしまわないように、メールの件名に社名を入れるなどして、相手にわかりやすく見せましょう。

【□□株式会社】などカッコでくくると目に入りやすくなります。

メール本文には宛名を入れて個別に送る

年賀状メールの同報送信はぞんざいな印象を与えます。

きちんと相手の社名、部署名、名前を入れて個別に送るようにしましょう。

環境依存文字は使わない

環境依存文字とは、丸囲み文字、ギリシア数字など複数の文字からなる言葉を1文字分にまとめたものが該当します。

これらは、たとえば別のOSなど環境が異なると、文字化け、あるいは表示されないことがあるため注意しましょう。

メールアドレスの正誤やアカウントの選択ミスに注意する

普段からやり取りしていないメールアドレスだと、登録時にミスしていたり、変わっていたりすることもあります。

またアカウントについても、たとえばスマホでの操作だと、確認してタップしたつもりが(特にスクロール直後など)表示上のタイムラグで実際には別の場所をタップしてしまっている恐れがあります。

いずれも、年始の挨拶が届かない恐れがあるうえに、相手には届かないその事情も分かりませんので慎重に確認する必要があります。

通信障害による送信エラーや未送信になっていないか

日付が変わった直後は、全国で一斉にメールの送信等が行われるため、通信障害が起きやすくなります。

遅延だけならまだ良いのですが、送信エラーになっていることも多々ありますので、間違いなく送ったつもりが送れていなかったなんて事のないように注意しましょう。

文例1

件名:【□□株式会社】年始ご挨拶本文:
〇〇株式会社
部署 役職 △△△△様□□株式会社 ■■です。あけましておめでとうございます。
昨年中はお世話になりましてありがとうございました。

本年も何かとお世話になることと存じますが
どうぞよろしくお願い申し上げます。

メールにて申し訳ございませんが、新年のご挨拶にて
失礼申し上げます。

令和〇年

署名

 

文例2

件名:【□□株式会社】年始ご挨拶本文:
〇〇株式会社
部署 役職 △△△△様謹賀新年□□株式会社 ■■です。

旧年中は●●の件でお世話になり、誠にありがとうございました。
本年も変わらぬご愛顧のほどよろしくお願いいたします。

寒い日が続くようですので、くれぐれもご自愛ください。

なお、環境に配慮する取り組みの一環としてペーパーレス化を実施しており、本年よりメールでのご挨拶となりました。何卒ご了承ください。

令和〇年

署名

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年に一度のご挨拶。大切なあの人へ、日頃お世話になっている方へ、素敵な年賀状を送りましょう。

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まとめ

新年の挨拶をメールでする場合は、マナーや書き方に気を付ける必要があります。
メールで挨拶をするメリットとデメリットについてしっかりと把握し、送る相手にも気を付けましょう。
年賀状を印刷したいという場合は、ぜひフタバの年賀状印刷サービスをご利用ください。