年賀状の住所の書き方にはマナーがあります。

特に、ビジネス関係の人や目上の人に送る場合は気を付けましょう。

今回は、年賀状の住所について紹介します。

年賀状の住所などの宛名面は、ワードやエクセルなどのソフトのほか、無料テンプレートを使って作成することができます。

しかし、自分で印刷をするとなると、枚数が多い場合などは手間や時間がかかってしまいます。

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住所を印刷する方法

まずはエクセルのテンプレートから住所録を作成します。

①「ファイル」タブを選択し、サイドバーの「新規作成」をクリックします。

②「Office.comでテンプレートを検索」にて住所録と打ち込んで、矢印ボタンをクリックして検索します。

③住所録が表示されるので、選択してクリックします。

④「ダウンロード」ボタンをクリックすると、新規ブックとして住所録が作成されるので、データ入力をしていきます。

 

住所録の作成が終わったら、ワード側から印刷をします。

Word側の設定

①ワードの「差し込み文書」タブをクリックします。その後「作成」グループにある「はがき印刷」を選択し、「宛名面の作成」を選択します。

②「はがき宛名印刷ウィザード」のミニウィンドウが開くので、「次へ」をクリックします。

③はがきの種類を「年賀/暑中見舞い」を選択し、「次へ」をクリックします。

④縦書き/横書きを指定し、「次へ」をクリックします。

⑤「フォント」から宛名のフォント(字体)を選び、必要に応じて番地の書式を指定して「次へ」をクリックします。

⑥差出人の住所などの情報を入力します。宛名面に自分の氏名や住所などを載せたい場合は、「差出人を印刷する」にチェックを入れ、データを入力します。「次へ」をクリックします。

⑦差し込み印刷を設定します。「既存の住所録ファイル」を選択し、作成した住所録を参照して「次へ」をクリックします。

⑧「テーブルの選択」が表示されたら、先ほど参照した住所録が選択されていることを確認します。

⑨「先頭行をタイトル行として使用する」という項目にチェックが入っていることを確認し、OKをクリックします。

印刷

①「文章入力とフィールドの挿入」のグループ内にある「フィールドの対応」をクリックします。それぞれのフィールドがエクセルで作成した住所録のどの項目と対応しているのかが分かります。余計な文字が入っている場合は、「対応なし」を選択して非表示にします。

②「はがき宛名面印刷」を選択します。表示されている宛名だけ印刷したい場合は「印刷」で「表示中のはがきを印刷」を選択します。複数もしくは全てのデータを印刷したい場合は「印刷」の「すべて印刷」を選択します。

「プリンターに差し込み」ウィンドウが表示されたら、印刷するレコードを指定して「OK」をクリックします。

③「印刷」ウィンドウで「OK」をクリックすると、印刷が開始されます。

 

エクセルとワードでの住所の印刷について詳しく知りたいという方はこちらの記事もご覧ください。
【エクセルで年賀状の住所録が作れる】ワードと合わせれば宛名印刷まで可能!

年賀状の住所の書き方

縦書きか横書きかははがきの表裏で決める

年賀状で宛名や住所を記入する際、基本的には縦書きで記入しましょう。

本来、日本語は縦書きで記入することが正式な書き方だとされているからです。

しかし、はがきの表面と裏面では向きを揃えることが基本なため、裏面が横向きのデザインなのであれば、表面も横書きで統一します。

とはいえ、上司など目上の方へ送る年賀状であれば、裏面にも横向きのデザインは避け、表面・裏面ともに縦向きのデザインで揃えるようにしましょう。

住所は2行以内

宛名を記入する表面は、横書きにするよりも、縦書きのほうが好ましいとされ、見た目にも美しく書くことができる傾向にあります。

また、年賀状に住所を記入する際は、なるべく2行以内に収めるようにすると、バランスよく仕上がります。

ただし、京都府など地域によっては住所が長く、2行では収まらないこともあると思います。

そういった場合は、市区町村などの区切りが良いところで改行すると良いでしょう。

改行する際には、1行ごとに1文字分ずつ書き出す位置を下げると、順に読みやすくなります。

そして、3行以上になる長い住所を書く際は、2行以内で書くよりも小さく書くようにし、他の宛名などの記載事項が読みづらくならないよう工夫すると、より良いですね。

住所を書き始める位置を決める際は、郵便番号の枠を基準にすると、わかりやすいのでおすすめです。

宛先住所は、郵便番号の右側1つ目と2つ目の枠の間から書き始めると、端に詰まりすぎず、中央に寄りすぎず、バランスよく書くことができます。

そして取引先や上司など、自身より目上の方へ送る年賀状では、宛先住所を省略せず都道府県から書き始めるようにしましょう。

そうしたほうが、より丁寧な印象を与えることができます。

また、番地や部屋番号などの数字を書く際は、「縦書きでは漢数字」「横書きではアラビア数字」で全体的な統一感を出すようにしましょう。

しかし、宛先の番地や部屋番号が3桁以上であれば、アラビア数字を使用しても問題ありません。

その他に気を付けるべきポイントは、「郵便番号は必ず正しく記載すること」です。

郵便番号に漏れや誤りがあると、正しく記載したときよりも、年賀状の配送に時間がかかってしまう恐れがあります。

また、年賀状シーズンである年末年始は、郵便局にとっては繁忙期で混雑が避けられない時期です。

なるべく迷惑をかけないためにも、住所や郵便番号はきちんと記載するようにしましょう。

住所の数字は縦書きなら漢数字

宛先住所の番地などの数字を、アラビア数字(0,1,2)で記入するか、漢数字で記入するか(一,二,三)は、表面に記載する住所の向きで決めましょう。

縦書きで記載するのであれば、漢数字で記入し横書きの場合はアラビア数字で記入します。

住所に縦書きで漢数字を記入する際、「10」は「一○」と記載することが一般的ですが、最近では配達員の方が一目でわかりやすいようにと、「十」と書く人が増えてきています。

ちなみに、「22」と記載する際の漢数字での書き方は「二十二」となります。

また、番地や部屋番号など、3桁以上になる際は「132」であれば「一三二」と縦書きで記入しましょう。

ビル名やマンション名は省略しない

住所は省略せずに記入するようにしましょう。

住所は、1行目に都道府県から番地までを記載し、アパートやマンションなど建物名から部屋番号を2行目に記載します。

建物名を記入する際は、省略せずに正式な名称で記入するようにしましょう。

また、2行目は1行目よりも一回り程度小さいサイズで文字を書き、1行目の書き出し位置よりも1段程度下げた位置から書き始めるとバランスが良くなります。

住所以外の宛名の書き方

相手の名前は中央に大きく書く

宛名は、はがきの中央に大きく記載するとバランスよく、相手にも好印象を与えることができます。

また、はがき表面で最も大きく記載するべき文字は、送る相手の名前である「宛名」です。

また、右利きの人であれば宛名を最初に記入することがおすすめです。

宛先住所よりも先に宛名を記入すると、インクで手やはがきを汚す恐れもありません。

宛名は表面の中央になるように、郵便番号3つの大枠の中心部分に合わせて書くと、バランスが整い、見栄え良く仕上がります。

差出人の書き方

差出人の記載は、年賀状の裏表どちらでも良いとされていますが、表面に記載したほうが良いとされています。

理由は、年賀状に何らかの不備があった場合など、返送処理が必要になった際に、表面に宛先と同じく差出人の情報が記載されていたほうが、郵便局での処理がスムーズだからだといわれています。

また、年賀状を受け取った相手が、それぞれの年賀状を仕訳ける際も表面を見るだけで済み、手間を省くことができます。

表面に差出人の住所氏名を記載する際は、切手幅か差出人の郵便番号枠の幅内で納められるようにすると良いですよ。

宛名をきれいにまっすぐ書くには?

姿勢に気を付ける

まずは、座っている姿勢・ペンの持ち方を正し、年賀状の宛先をまっすぐと美しく記入しましょう。

それくらい、まっすぐ文字を書くには、正しい姿勢が重要なのです。

体が傾いた状態では、バランスが崩れてしまい、字が傾いてしまう原因になってしまいます。

また、正しい姿勢で座ると、体への負担も軽減されるため、長時間文字を書き続けた場合でも疲れづらくなります。

正しい姿勢とは、足は両足ともに床にしっかりとつけ、背筋を伸ばし、机とお腹の間にこぶし1つ分程度のスペースを空けます。

この時、癖で脚を組んだりしないように注意しましょう。

ペンを正しく持つ

次にペンの正しい持ち方です。

まず、親指と人差し指でペンを持ち、中指の側面で支えるようにしましょう。

そして文字を書く時、ペン・筆ペンの角度を70度程度に傾けると、書きやすいとされています。

文字を書く場所と、自身の体の中心が合うようにはがきを置きましょう。

しかし、どうしてもまっすぐ文字を書くのが苦手だ、という方もおられますよね。

そういった方は、はがきの中央がわかりやすいように、鉛筆で補助線を引いておくことをお勧めします。

その際は、後からきれいに消すことができるよう、筆圧をかけず薄く書くように意識します。

宛先を横書きで記載する場合であれば、中央線だけではなく、上下線も引いておくとまっすぐ書きやすくなりますよ。

初めに引いた補助線は、宛先のインクが乾いた時点で忘れずに消すようにします。

また、「消す手間をかけたくない」「補助線は引きたくない」という方であれば、透明の下敷きや定規などに沿って書く方法がおすすめです。

このように書く時に基準になるものがあると、まっすぐにきれいに書くことができます

ビジネス関係や目上の相手に送る時のマナー

敬称の使い方に気を付ける

会社などの団体の個人に宛てて年賀状を送る際は、宛名の最後に「敬称」を付けましょう。

また、会社や団体などの部署に宛てて送る場合には、会社名・団体名の最後に「御中」と書きます。

〇 AAA株式会社御中

〇 AAA株式会社 BB部御中

✕ AAA株式会社御中 BB部御中

 

肩書の使い方に気を付ける

肩書とは役職名のことで、代表取締役・部長・係長などを指します。

会社などの組織内で、個人がどのような地位であるかを示すためのものであり、肩書自体に相手を敬うような意味は含まれません。

その一方で、敬称は宛名の後に記載する、様・殿・御中・各位などを指し、差出人と宛先の人物との関係性を表すもの。

これは、相手に対しての敬意も含むものとなります。

例として、「殿」は自身より目下の人に対する敬称のため、目上の方へ送る年賀状で使用するには、大変失礼なものとなります。

「先生」は、教師や医師、弁護士など教育関係者及び士業に就く相手に使用します。

なお、「先生」を使用した際に、「様」や「殿」を併用してしまうと、二重敬称になるため注意しましょう。

家族への連名の場合

連名を記載する場合、世帯主の氏名を一番右側に記載するというルールがあります。

現状、日本では世帯主は男性であることがほとんど。

そのため、家庭の父親もしくは祖父に当たる人物が世帯主であることが一般的です。

世帯主を記入したら、次に世帯主の妻、子供の名前、と順に記入しましょう。

世帯主である人物の氏名の上に苗字を記入し、その他の氏名では苗字を省いて記入します。

また、世帯全員の名前を記入せず、世帯主とその妻の氏名のみで子供の名前は省略しても良いとされています。

相手が大家族で、名前が書ききれないようであれば、「世帯主の氏名」+「ご家族様」と省略して記入しましょう。

もしくは「○○家族御一同様」としても良いですね。

敬称は記入した宛名全員につけますが、子供の名前には「くん」「ちゃん」などをつけると親近感が出るためおすすめです。

取引先に連名で送る場合

会社名で「株式会社」を(株)と省略したり、「株式会社」を記載しないことは、相手に対し大変失礼になるため、必ず正式名称で明記します。

また、ビジネス上のお付き合いである取引先に宛てる年賀状で、連名を使用することもマナー違反にあたります。

同じ企業内などでお世話になった方が、複数人いる場合は、一人ひとりに年賀状を送るようにしましょう。

この時、宛名を書く順は、「企業名」「部署名」「肩書・役職」「氏名」となります。

また、敬称は氏名のみにつけることを忘れないようにしましょう。

同じ企業内で同じ部署に宛ててだす年賀状では「部署名 御中」と記載し、同じ企業内の異なる部署の複数人に出す場合では、「企業名 御中」と記載します。

ただし取引先とはいえ、個人あてに送ったほうが、より気持ちが伝わりやすく、丁寧な印象を与えることができるため、年賀状は一人ひとりに送ることをお勧めします。

先生に送る場合

会社や個人宅に宛てて送るのではなく、学校の先生などの、学生時代の恩師に年賀状を出す際に、宛先をどのように記入することが正解なのでしょうか。

この場合での基本的なマナーは、個人宛ての年賀状と同様ですが、敬称は異なるため注意しましょう。

個人宛ての年賀状で使用する敬称は、前述の子供の場合を除けば、「様」を使用することが一般的です。

しかし、「先生」と呼ばれる教師・医師・弁護士などの職業に就く相手に対しては、例外として「先生」を使用します。

大学教授であれば、「○○大学 ○○学部 ○○先生」と記入します。

こう記入することで、さらに敬意を表すことができるのです。

ただし、相手と親しい関係なのであれば、敬称に「先生」を使用する必要はありません。

この場合は通常通り「様」を使用します。

住所や宛名を書くときの注意点

赤ペンで書くのはNG

年賀状に限らず郵便物で宛名は黒か青のペンで書くことがマナーとされています。

赤色で宛名を記入することは、「縁起が悪い」「あなたのことが嫌い」「罪人」「死人」などを意味し、相手に不快な思いをさせることがあるので、避けましょう。

また赤字から、金運での赤字を気にする方や、「血液が減る」という言い伝えもあり、早死にすると考える方も。

そのため、赤いペンで氏名の記入することは印象が悪いため、避けるようにしましょう。

一番無難だとされているのは、黒のボールペンもしくは筆ペンだとされています。

しかし、黒色であっても、弔事などで使用する薄墨の筆ペンを使用することは、マナー違反となるため気を付けましょう。

書き損じたら書き直そう

年賀状を書く際、もし宛名面を書き損じてしまった(書き間違えてしまった)場合は、修正せず、新しいはがきに書き直しましょう。

相手の氏名を書き間違えた状態で送ることや、修正液などを使用し訂正したものを送ることは、失礼に当たります。

また、自分の住所を書き間違えた場合も同様に、修正せずに当たらしいはがきに書き直します。

この場合、書き間違えたはがきは郵便局に持参すれば、年賀状販売期間内に限り、5円の手数料で新しいものと交換してもらうことができます。

万一、期間内に間に合わなかったとしても、5円の手数料で「通常切手」「郵便はがき(通常のもの)」「郵便書簡」「特定封筒」いずれかに交換可能です。

年賀はがきの交換について詳しく知りたいという方はこちらの記事もご覧ください。
宛名の書き損じや印刷ミスした年賀状は交換可能!交換する方法や交換できるものについて紹介

年賀はがき以外を使うなら赤い字で年賀書く

年賀はがき以外の、私製はがきなどを年賀状として使用する際は、朱書きを入れる必要があります。

朱書きとは、切手貼付箇所の下部に赤字で「年賀」と記入することです。

朱書きを忘れて投函してしまうと、年賀状受付期間内であっても通常郵便物とみなされ、一月一日以外に届いてしまうため注意しましょう。

朱書きは、赤字であれば何を使用しても問題ありません。

手書きではなくゴム印や、印刷で行う方も多くいらっしゃいます。

フタバなら宛名印刷が無料

ここまで年賀状の住所について紹介してきましたが、自宅で印刷をするとなると、枚数が多い場合などは手間や時間がかかってしまいます。

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印刷した年賀状をご自宅にお届けする送料も無料でご利用いただけます。

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まとめ

年賀状の住所を書く場合は縦書きで、2行以内で書くようにするのが基本的な書き方です。

ビル名やマンション名は省略せずに書くようにしましょう。

上司などの目上の方に年賀状を送る場合は、宛名書きのマナーについても気を付けるようにしましょう。