2024.11.26
【年賀状をスキャンして管理】スマホアプリやスキャンサービスで整理すれば宛名印刷が楽にできる場合も？
年賀状を整理
年賀状の整理はスキャナーなどでスキャンしてデータ化することで、上手に整理することができます。
最近ではスマホのアプリからでもスキャンすることができるので、手軽に年賀状をデータとして保管することができます。
スキャンした後に年賀状を処分する場合は、個人情報に気を付けてしっかりと処分するようにしましょう。
今回は年賀状をスキャンして整理・保管する方法について紹介します。
年賀状を整理して保管しておくメリット
住所の確認ができる
引っ越しの連絡をもらっていたにもかかわらず、住所録データの変更を忘れてしまう可能性があります。
次の年に年賀状の準備をする際に住所を見直すことで、住所違いで戻ってくる可能性を減らすことができます。
相手の家族や子どもの名前を確認できる
友人の家族に久々に会うことになった場合に、年賀状で事前に見直すことができます。
名前が思い出せなくて気まずい思いをするのを避けることができますよ。
思い出を振り返ることができる
年賀状を取っておくことで、大切な人との出来事を振り返ることもできます。
年賀状を取っておく本来の目的と言えるかもしれませんね。
年賀状はスキャンして保管するのがおすすめ！
近々年賀状をスキャンして保管する人が増えていますが、どのようなメリットがあるのでしょうか。
相手とのやり取りを振り返ることができる
いざ年賀状を作成するぞというタイミングになってから、「前回はあの人に年賀状もらったかな？」「あの人の住所はどこだっけ…。」と、前回の年賀状を整理していなかったことを後悔することはないでしょうか。
顔の広い人ほど年賀状の枚数が多く、管理するのは大変ですよね。
実は、一枚一枚確認しなくてもパソコンやスマホから簡単に見つける方法があるんです。
さらに名前で検索できるような方法を活用すれば、住所を調べたり前回の年賀状の内容を確認したい場合もとっても簡単に見つけられます。
数年前のデータまで遡ることもできるので、「何年も向こうから届いてないから、今年は年賀状出さなくてもいいかなぁ」と判断することも可能です。
時間や場所を選ばずに見ることができる
年賀状そのものを保管するとなると、1年分だけでも結構な幅を取ってしまいますよね。
1年分ならまだしも、年賀状とは数年分保管しておきたいもの。
ですが、家族全員の年賀状を数年分保管しようと思うと、かなりのスペースが必要です。
しかし、スキャンしてデジタル化しておけば、スペースは必要ありません。
特定の年賀状を見つけたいときにも簡単に探すことが可能です。
今年の年賀状はどんなものにしようかな…と考える際にも、スマホやパソコンで簡単に過去にもらった年賀状を参考にできると嬉しいですよね。
簡単に見つけ出すことができれば、去年の年賀状の内容を踏まえたうえでメッセージを書くこともできます。
相手も「覚えていてくれたんだ！」などと喜ばれること間違いありません。
災害や劣化などに強い
そのまま年賀状を保管する場合、多くの人は年賀状専用のファイルケースなどに入れると思います。
入れるだけで便利なのですが、いざ久しぶりに開けてみると写真の色が褪せてしまっていたりすることも…。
色褪せただけならまだいいですが、不幸にも災害に巻き込まれてしまった場合は原本すら無くなってしまいます。
大事な人からの年賀状であれば、数年ではなくずっと残しておきたい場合もありますよね。
しかし、年賀状をデジタル化しておけば、劣化や紛失することなくずっと保管することが可能です。
保存の仕方次第では家だけでなく、どこからでも見返すこともできます。
年賀状をデータ化する方法
では実際に年賀状をデータ化する方法を見ていきましょう。
スキャナーを使って読み取る
最も定番のデータ化方法は、スキャンしてデータを読み取り保存する方法です。
年賀状は枚数が多いと思うので、できればADF（自動原稿送り装置）がついたスキャナーを利用すると便利です。
ADFとは、たくさんの年賀状を一度にセットして、スキャナーに自動で一枚ずつ読み込んでもらう機能のことです。
一枚ずつ年賀状を設置してスキャンする必要がありません。
一枚ずつスキャンするとかなりの時間がかかってしまい、ずっとスキャナーの前に張り付いていないといけなくなるので便利な機能です。
また、OCRソフトというものを使うことにより、年賀状の文字認識まで可能です。
スキャン画像から文字を認識してくれるので、特に入力しなくても氏名検索などをすることができ大変便利です。
忙しい人なら、このように便利なスキャナーを選ぶといいでしょう。
年賀状スキャンサービスを使う
「自分でデータ化するのは面倒」「スキャナーを持っていない」などであれば、年賀状スキャンサービスの利用がおすすめです。
年賀状をまとめて業者に郵送し、業者にてデータ化してもらいます。相場は1枚当たり約30円～となります。
有料ではありますが、郵送さえしてしまえば煩わしい作業もありません。
年賀状のデータはDVDなどの形式で受け取れます。原本は返送されるのですが、業者によっては破棄まで依頼することも可能です。
おすすめは「電子化本家」や「カメラのキタムラ」です。
電子化本家では、手置きでのスキャンだと100g（約33枚分）あたり1,980円となります。1枚60円くらいで、両面スキャンしてくれます。
ADFでのスキャン（自動原稿送り装置）だと、100g（約33枚分）あたり330円となります。1枚10円くらいで、両面スキャンしてくれます。
カメラのキタムラの「宛名データ化」というサービスでは、年賀状の両面を画像としてデータ化するだけでなく、宛名も住所録データとしてCSV形式でまとめることができます。
翌年以降に年賀状を送るとき、CSVデータなら簡単に宛名印刷の設定ができます。
市販の年賀状ソフトにも対応しているので、とっても便利な機能ですよね。
また、年賀状ソフトではCSVデータを活用して「家族構成」や「喪中だったか」などもチェックできるのでおすすめです。
スキャンできるアプリやソフトを使う
スキャンサービスやスキャナーに費用はかけたくない！という人には、無料のアプリやソフトでスキャンする方法もあります。
詳しくは次の章でご紹介します。
年賀状をスマホで簡単に整理したいなら「年賀コレクション」がおすすめ
工程はとっても簡単です。アプリに登録して年賀状をスマホで撮影するだけ！
最近のカメラやアプリはとても精度が高く、宛名の文字を読み取って住所録などを作成することもできるんです。
住所とともに、年賀状の写真を一覧で表示することもできるので、一目で誰がどんな年賀状をくれたか確認することができます。
また年賀状を頂いた方との「つながり」もアプリで設定可能です。「家族」、「友達」、「ビジネス」のほかご自身で名称を登録することもできます。
アプリでは年賀状ごとにメモを残すこともできるので、翌年の年賀状作成時に向けてメモを残すことも可能です。
ダウンロードURL
App Store
https://apps.apple.com/jp/app/id1524428598
Google Play Store
https://play.google.com/store/apps/details?id=jp.mageplus.nengacollection
※インストール無料
年賀状を整理する際のポイント
とっておく期間を決める
年賀状を取っておく期間について、自分の中でルールを決めるようにしましょう。
「友人や親戚関係の年賀状は2年」「仕事関係の年賀状は1年」のように、もらった年賀状ごとに大まかに分けて考えるとよいでしょう。
1年か2年分は取っておくようにすると、喪中で年賀状を出せなかった人がいても安心です。
収納場所を決める
年賀状の収納場所をきちんと決めておくことで、住所確認のために昨年の年賀状を探す手間を省くことができますよ。
年賀状の種類によってわける
友人などから送られてきたプライベートの年賀状
会社関係の人から送られてきたビジネス年賀状
店舗などから送られてきたその他の年賀状
のように、カテゴリのように分けて保管するようにすると、保管がしやすくなります。
ファイリングはしない
はがきファイルなどに入れて年賀状を保管しているという人も多いのではないでしょうか。
ファイルでの管理は綺麗に整理できているように見えますが、ファイル自体が意外と場所をとります。
1年ごとにどんどんたまっていくと、いつの間にか収納場所を圧迫する原因になってしまいます。
また、一度ファイリングしてしまうと、後で見返すのが億劫になってしまうこともあります。
次に年賀状を準備する際に見返しやすいようにするのが保管の目的の1つであることを考えると、ファイリングして保管するのはあまりおすすめできません。
スキャンした後の年賀状を処分する方法
スキャンしてデータ化さえ完了すれば、場所をとる原本を保管しておく必要はありません。
とはいえ、そのままゴミ箱に捨てていいわけではなく、セキュリティ面にも気を付けながら処分する必要があります。
年賀状の処分部ついて詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
年賀状を処分するタイミングや個人情報を保護して処分する方法を紹介！処分すると風水的に運気が上がるって本当？
