2023.10.03
【年賀状をスキャンして管理】スマホアプリやスキャンサービスで整理すれば宛名印刷が楽にできる場合も？
年賀状を整理
年賀状の整理はスキャナーなどでスキャンしてデータ化することで、上手に整理することができます。
最近ではスマホのアプリからでもスキャンすることができるので、手軽に年賀状をデータとして保管することができます。
スキャンした後に年賀状を処分する場合は、個人情報に気を付けてしっかりと処分するようにしましょう。
今回は年賀状をスキャンして整理・保管する方法について紹介します。
年賀状をスキャンして保管するメリット
近々年賀状をスキャンして保管する人が増えていますが、どのようなメリットがあるのでしょうか。
相手とのやり取りを振り返ることができる
いざ年賀状を作成するぞというタイミングになってから、「前回はあの人に年賀状もらったかな？」「あの人の住所はどこだっけ…。」と、前回の年賀状を整理していなかったことを後悔することはないでしょうか。
顔の広い人ほど年賀状の枚数が多く、管理するのは大変ですよね。
実は、一枚一枚確認しなくてもパソコンやスマホから簡単に見つける方法があるんです。
さらに名前で検索できるような方法を活用すれば、住所を調べたり前回の年賀状の内容を確認したい場合もとっても簡単に見つけられます。
数年前のデータまで遡ることもできるので、「何年も向こうから届いてないから、今年は年賀状出さなくてもいいかなぁ」と判断することも可能です。
時間や場所を選ばずに見ることができる
年賀状そのものを保管するとなると、1年分だけでも結構な幅を取ってしまいますよね。
1年分ならまだしも、年賀状とは数年分保管しておきたいもの。
ですが、家族全員の年賀状を数年分保管しようと思うと、かなりのスペースが必要です。
しかし、スキャンしてデジタル化しておけば、スペースは必要ありません。
特定の年賀状を見つけたいときにも簡単に探すことが可能です。
今年の年賀状はどんなものにしようかな…と考える際にも、スマホやパソコンで簡単に過去にもらった年賀状を参考にできると嬉しいですよね。
簡単に見つけ出すことができれば、去年の年賀状の内容を踏まえたうえでメッセージを書くこともできます。
相手も「覚えていてくれたんだ！」などと喜ばれること間違いありません。
災害や劣化などに強い
そのまま年賀状を保管する場合、多くの人は年賀状専用のファイルケースなどに入れると思います。
入れるだけで便利なのですが、いざ久しぶりに開けてみると写真の色が褪せてしまっていたりすることも…。
色褪せただけならまだいいですが、不幸にも災害に巻き込まれてしまった場合は原本すら無くなってしまいます。
大事な人からの年賀状であれば、数年ではなくずっと残しておきたい場合もありますよね。
しかし、年賀状をデジタル化しておけば、劣化や紛失することなくずっと保管することが可能です。
保存の仕方次第では家だけでなく、どこからでも見返すこともできます。
年賀状をデータ化する方法
では実際に年賀状をデータ化する方法を見ていきましょう。
スキャナーを使って読み取る
最も定番のデータ化方法は、スキャンしてデータを読み取り保存する方法です。
年賀状は枚数が多いと思うので、できればADF（自動原稿送り装置）がついたスキャナーを利用すると便利です。
ADFとは、たくさんの年賀状を一度にセットして、スキャナーに自動で一枚ずつ読み込んでもらう機能のことです。
一枚ずつ年賀状を設置してスキャンする必要がありません。
一枚ずつスキャンするとかなりの時間がかかってしまい、ずっとスキャナーの前に張り付いていないといけなくなるので便利な機能です。
また、OCRソフトというものを使うことにより、年賀状の文字認識まで可能です。
スキャン画像から文字を認識してくれるので、特に入力しなくても氏名検索などをすることができ大変便利です。
忙しい人なら、このように便利なスキャナーを選ぶといいでしょう。
年賀状スキャンサービスを使う
「自分でデータ化するのは面倒」「スキャナーを持っていない」などであれば、年賀状スキャンサービスの利用がおすすめです。
年賀状をまとめて業者に郵送し、業者にてデータ化してもらいます。相場は1枚当たり約30円～となります。
有料ではありますが、郵送さえしてしまえば煩わしい作業もありません。
年賀状のデータはDVDなどの形式で受け取れます。原本は返送されるのですが、業者によっては破棄まで依頼することも可能です。
おすすめは「電子化本家」や「カメラのキタムラ」です。
電子化本家では、手置きでのスキャンだと100g（約33枚分）あたり1,980円となります。1枚60円くらいで、両面スキャンしてくれます。
ADFでのスキャン（自動原稿送り装置）だと、100g（約33枚分）あたり330円となります。1枚10円くらいで、両面スキャンしてくれます。
カメラのキタムラの「宛名データ化」というサービスでは、年賀状の両面を画像としてデータ化するだけでなく、宛名も住所録データとしてCSV形式でまとめることができます。
翌年以降に年賀状を送るとき、CSVデータなら簡単に宛名印刷の設定ができます。
市販の年賀状ソフトにも対応しているので、とっても便利な機能ですよね。
また、年賀状ソフトではCSVデータを活用して「家族構成」や「喪中だったか」などもチェックできるのでおすすめです。
スキャンできるアプリやソフトを使う
スキャンサービスやスキャナーに費用はかけたくない！という人には、無料のアプリやソフトでスキャンする方法もあります。
詳しくは次の章でご紹介します。
年賀状をスキャンできるアプリやソフトを紹介
スキャナーがなくても、無料でスキャンできるのがアプリやソフトを使った方法です。
年賀コレクション
工程はとっても簡単です。アプリに登録して年賀状をスマホで撮影するだけ！
最近のカメラやアプリはとても精度が高く、宛名の文字を読み取って住所録などを作成することもできるんです。
住所とともに、年賀状の写真を一覧で表示することもできるので、一目で誰がどんな年賀状をくれたか確認することができます。
また年賀状を頂いた方との「つながり」もアプリで設定可能です。「家族」、「友達」、「ビジネス」のほかご自身で名称を登録することもできます。
アプリでは年賀状ごとにメモを残すこともできるので、翌年の年賀状作成時に向けてメモを残すことも可能です。
ダウンロードURL
App Store
https://apps.apple.com/jp/app/id1524428598
Google Play Store
https://play.google.com/store/apps/details?id=jp.mageplus.nengacollection
※インストール無料
CamScanner
CamScannerでは、画像の成型機能も備わっています。
完璧とは言えませんが、多少斜めから撮影してしまってもある程度ゆがみを補正して画像を作成してくれます。
きっちり残したいほどではないけど、おおそよそんな年賀状をもらったかは残しておきたい！という人にはぴったりです。
色味や明度の調整もできるので、撮影環境がそこまで整っていなくてもある程度は見やすいように整えることができます。
PDFでも保存することが可能です。
ダウンロードURL
Google Play Store
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.intsig.camscanner&hl=ja&gl=US
※インストール無料（アプリ内課金あり）
Microsoft Office Lens
スキャナーアプリの「Office Lens」では、iPhoneやAndroidで撮影するだけでゆがみを補正してデータ化してくれます。
さっと撮影するだけでOKなのでとても簡単便利なアプリです。
Evernote
Evernoteも同じくスキャンしてくれるアプリですが、特定の年ごとに年賀状を検索出来たり、人の名前でも検索することが可能です。
また、お年玉番号の検索も可能なので、できればお正月の届いた直後にスキャンしましょう。
その後当選番号が発表されたら、入力して検索すると便利です。
有料会員と無料会員があります。
ダウンロードURL
App Store
https://apps.apple.com/jp/app/microsoft-office-lens-pdf-scan/id975925059
Google Play Store
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.officelens&hl=ja&gl=US
※インストール無料
スマホで年賀状
ネットで年賀状というサイト（アプリ）の機能です。こちらは年賀状をスマホで撮影すると、1～2日以内に宛名をデータ化してくれます。
何枚でも無料なのは嬉しいですよね。
データ化した宛名はアプリ内の宛先帳に保存でき、アプリから注文することも可能です。
ダウンロードURL
Google Play Store
https://play.google.com/store/apps/details?id=jp.net_nengajo.spnenga&hl=ja
※インストール無料
はがきデザインキット
はがきデザインキットのアプリも同様に、年賀状をスマホで撮影して簡単に宛名をデータ化することが可能です。
年賀状の作成や印刷を依頼することも可能な便利なアプリです。
ダウンロードURL
Google Play Store
https://play.google.com/store/apps/details?id=jp.jppost.designkit&hl=ja
※インストール無料
googleドライブ
Googleは他の機能も便利なので、使っている人も多いサービスなのではないでしょうか。
Googleドライブの新規追加からスキャンを選択し、年賀状を撮影するとPDFで保存することが可能です。
サービス内で画像のトリミングも可能なので、撮影してから調整することができます。
OCR機能も備わっており、文字認識してくれるため住所検索や住所録作成もとっても簡単にでき、大変便利ですよ。
スキャンした年賀状は必ずバックアップしよう
データ化すると、どこでも簡単に年賀状を見返せるので便利ですね。
ただし、データ自体を紛失してしまうと意味がありません。
データをクラウド上で保存してくれるようなアプリなら問題ありませんが、CSVやアプリ内で保存したデータであれば思わぬタイミングで壊れてしまうことも。
必ずどこかにバックアップしておくように気を付けましょう。
スキャンした後の年賀状を処分する方法
スキャンしてデータ化さえ完了すれば、場所をとる原本を保管しておく必要はありません。
とはいえ、そのままゴミ箱に捨てていいわけではなく、セキュリティ面にも気を付けながら処分する必要があります。
では、不要になった年賀状はどのように処分すればいいのでしょうか？
宛名消しローラーで宛名を消す
宛名消しローラーは、コロコロのようなローラー式になったスタンプです。
文字の上に重ねると文字が読めなくなる複雑な絵柄をしていて、住所や氏名の上にローラーを重ねるだけでOKです。
消した後は燃えるゴミとして処分します。
デメリットとしては、1枚ずつローラーしないといけないという点が挙げられます。
手間をかけたくないという人には不向きかもしれませんが、一度ローラーを購入すればその他の郵便物を捨てる際にも使えるので便利です。
ガムテープでぐるぐる巻きにする
宛名をガムテープでぐるぐる巻きにして処分する方法もあります。
こちらもガムテープで巻いてしまいさえすれば、そのまま燃えるゴミとして処分可能です。
シュレッダーにかける
郵便物の処分方法として鉄板なのはやはりシュレッダーではないでしょうか。
シュレッダーがあるご家庭であれば、こちらで細かく刻んで燃えるゴミに出せばOKです。
シュレッダーのデメリットは、1度に連続で数枚しか処理できなかったり、安いものだと詰まりやすかったりと、かえって時間がかかってしまう可能性もあります。
また、年賀状のために購入するのはハードルが高いとも言えます。
どんど焼きでお焚き上げしてもらう
どんど焼きとは、使い終わったお正月飾りなどを焚火で燃やしてもらう行事のことです。
主に神社やお寺などで行われます。
どんど焼きでは年賀状も処分してもらえるケースが多く、お正月飾りと一緒にお焚き上げしてもらう手もあります。
どんど焼きのお焚き上げで処分する方法なら、年賀状を持って出向くだけなのでとっても簡単です！
ただし、受け入れてもらえるかは事前に確認が必要ですので注意しましょう。
個人情報回収サービスを利用する
個人情報に十分気を付けたサービスが回収し、処分してくれるという方法です。
燃やしたりするだけの処分ではなく、サービスによっては再生紙へのリサイクルを行っている場合も。
地球のために一番優しいのはこちらの方法ですが、近くに回収を行っているサービスがない場合もあります。
ナチュラルローソンなども過去に実施していたことがあるので、お住いの近くにある場合は尋ねてみてくださいね。
年賀状の処分について詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。
【年賀状の処分】タイミングやリサイクルの方法を紹介！風水的には処分してもいい？
